Izvajanje evidenc in kontrola opravil v zdravstvu sta brez pravega orodja mučni opravili, sledljivost pa težko izvajana in nadzorovana, kar žal dokazuje vsakdanja praksa v zdravstvenih organizacijah, ki tehnološko še niso stopile v 21. stoletje.

Zdravstveni standardi od zdravstvenih zavodov zahtevajo veliko administracije, ki je namenjena predvsem zagotavljanje sledljivosti in ustreznosti poslovanja – oziroma zdravljenja pacientov.
Tako morajo bolnišnice in zdravstveni domovi stalno ustvarjati zapise o rednih čiščenjih, razkuževanjih, servisnih posegih na napravah in opremi ter ostalih rednih in izrednih opravilih ter pregledih. Ob inšpekcijskih pregledih morajo namreč izkazati sledljivost tako s poročili kot posameznimi zapisi.
Ne le izpolnitev formularjev in obrazcev, tudi izdelava poročila zahteva dodaten čas in napor že tako preobremenjenega zdravstvenega osebja. Rezultat?
Pričakovan: obrazci in drugi zapisi so pogosto nepopolni, nepregledni in nedostopni. A to ni le težava ob obisku inšpektorja, ob takšnem administracijskem kaos tudi vodstvo zdravstvenega zavoda težko kontrolira izvajanja dodeljenih nalog zdravstvenemu osebju.

Modernizacija evidence opravil in kontrol v zdravstvu

Gre tudi drugače, predvsem s pomočjo tehnologije, ki je v poslovnih okoljih že močno razširjena. Računalniški oblak in rešitve v oblaku lahko dvignejo ustvarjanje evidence opravil in kontrol v zdravstvu na povsem novo raven.
Kako? Spletni portal cloud.dotbusiness.si v navezi z mobilno aplikacijo dotBusiness checkpoint, ta deluje tako na napravah z operacijskim sistemom Android kot iOS, poskrbi, da postane beleženje tovrstnih opravil v bolnišnicah in zdravstvenih domovih pa tudi domovih za ostarele bistveno bolj preprosto, natančno in hitrejše.
Da o prihrankih na račun porabe papirja ali tiskalniških virov sploh ne govorimo.
»Vsa opravila znotraj stavbe združimo v eno kontrolno mesto. Samo izvajanje storitev pa razdelimo na mikrolokacije in jim opredelimo osnovne zahteve, kot so periodičnost, zahteva po sliki, GPS-lokacija, predviden čas opravila, popis parametrov, izvajanje kontrolnih točk, ankete, potreba po povratni oceni itd.,«
je delovanje aplikacije dot-Business checkpoint komentiral Andrej Medic,
izvršni direktor podjetja MEDIC SISTEMI d.o.o..

Naveza črtnih in QR-kod ter pametnih naprav

Zaposleni v zdravstvenem zavodu ali pogodbeni zunanji izvajalec zahtevane storitve, npr. čiščenja, sterilizacije, razkuževanja itd., ob pričetku obiska/dela napravo, ki jo bo uporabljal poskenira s telefonom ali tablico (lahko pa uporabi tudi namenski skener 2D-kode). Cilja na črtno ali QR-kodo.
Izvajalec naloge lahko sicer tudi ročno izbere mikrolokacijo in napravo iz seznama mikrolokacij, na katerih ima pravico dela.
Po prijavi v sistem izbere izvajano storitev in prične z delom. Med samim izvajanjem ali ob koncu naloge lahko doda pripombe, slike ter vnaša zamenjane ali porabljene artikle s seznama.
Po končanem delu v aplikaciji zaključi trenutno nalogo, doda zapisek ali sliko in tako ustvari zapis aktivnosti za kontrolno točko.
Brez papirja, svinčnika ali tiskalnika. Dokument se hipno shrani v napravi in prenese v oblak.

Popoln nadzor

Na spletnem portalu cloud.dotbusiness.si je posameznim skrbnikom in vodstvu zdravstvene organizacije na voljo popoln pregled nad izvajanjem nalog in aktivnosti vključno z opozorili o zamudah ali predolgemu izvajanju posameznih nalog.
Uporabnik nadzornik lahko periodično (dnevno, tedensko, mesečno, letno) prejema samodejno ustvarjeno poročilo o izvedbi del.
Na voljo so tudi prilagojena poročila za potrebe zagotavljanja standardov ali inšpekcijskih pregledov.
Poleg tega si nadzornik lahko vedno pogleda statistiko izvajanj in nastale stroške glede na izbrane parametre.

Vključite stranke/paciente

Za dodaten dvig kakovosti izvajanja storitve lahko zdravstvena organizacija poskrbi tudi s praktičnim merjenjem zadovoljstva strank oziroma pacientov.
Tako lahko v vsak prostor postavi plaketo, na kateri se poleg njenih vrednot, pravil in zahvale stranki/pacientu nahaja tudi povezava do ankete.
Ta je v praktični obliki QR-kode in strankam/pacientom omogoča ocenjevanje dela osebja, čakalne dobe, lokacije, čistoče itd.
Povratna informacija strank z ocenami je tudi v zdravstvu zlata vredna, saj skrbi, da osebje svoje delo opravlja dobro, vodstvo zdravstvene organizacije pa hitro opazi morebitna odstopanja.
Rešitev dotBusiness checkpoint lahko ob oddaji ocene prikaže tudi promocijska obvestila strankam in skrbi za komunikacijo z izvajalci del.
Takšno rešitev za beleženje aktivnosti bi si morala omisliti prav vsaka zdravstvena ustanova.


Primeri prakse vodenja evidenc in kontrole nalog